Cara Menghitung Kebutuhan Kalender Perusahaan 2027 agar Tidak Kurang atau Berlebihan
Anda mendapat tugas menyiapkan kalender perusahaan untuk tahun 2027. Masalah pertama biasanya bukan memilih bahan atau desain. Masalahnya justru lebih sederhana: berapa kalender yang sebenarnya perlu dicetak?
Apakah jumlahnya harus sama dengan jumlah karyawan? Apakah pelanggan juga mendapat kalender? Bagaimana dengan cabang, mitra usaha, tenaga penjualan, atau calon pelanggan penting? Lalu, apakah perlu menyiapkan kalender cadangan?
Pertanyaan seperti ini wajar, terutama jika Anda baru pertama kali mengurus cetak kalender perusahaan.
Saya, Khayla Putri | Digibook Product & Solution Expert, akan membantu menjelaskannya dengan cara sederhana. Anda tidak perlu memahami istilah percetakan terlebih dahulu. Kita mulai dari siapa yang akan menerima kalender, kemudian menghitung jumlah yang benar-benar dibutuhkan.
Jangan Langsung Memutuskan Cetak 500 atau 1.000 Kalender
Bayangkan Anda mendapat permintaan dari atasan: “Untuk tahun depan kita cetak kalender lagi, ya.”
Anda kemudian melihat jumlah karyawan perusahaan sekitar 400 orang. Supaya aman, Anda berpikir untuk mencetak 500 kalender.
Sekilas keputusan itu terlihat masuk akal. Tetapi coba periksa kembali.
Apakah seluruh karyawan membutuhkan kalender? Apakah ada pelanggan penting yang juga harus mendapatkannya? Apakah perusahaan memiliki cabang? Apakah setiap cabang membutuhkan lebih dari satu kalender? Apakah bagian penjualan membutuhkan beberapa kalender untuk dibawa saat bertemu pelanggan?
Setelah pertanyaan tersebut dijawab, bisa saja kebutuhan sebenarnya bukan 500 buah.
Karena itu, jumlah kalender perusahaan sebaiknya dihitung berdasarkan kebutuhan nyata, bukan sekadar perkiraan.
Terlalu Banyak Membuat Sisa, Terlalu Sedikit Membuat Repot
Kesalahan jumlah cetak biasanya baru terasa ketika kalender sudah selesai dibuat.
| Kondisi | Masalah yang Bisa Terjadi |
|---|---|
| Terlalu banyak | Kalender tersisa di gudang atau kantor setelah pembagian selesai. |
| Terlalu sedikit | Pelanggan, karyawan atau cabang tertentu tidak mendapatkan kalender. |
| Tidak ada daftar penerima | Tim kesulitan menentukan pembagian setelah kalender selesai dicetak. |
| Jumlah hanya berdasarkan perkiraan | Bagian pembelian atau atasan sulit mengetahui alasan jumlah yang diajukan. |
Tujuan menghitung kebutuhan sejak awal bukan membuat pekerjaan menjadi rumit. Justru sebaliknya: supaya perusahaan membeli sesuai kebutuhan dan proses pembagiannya lebih mudah.
Langkah 1: Tentukan Tujuan Kalender Perusahaan
Sebelum menghitung jumlah, tanyakan satu hal: kalender ini dibuat untuk siapa dan untuk tujuan apa?
Misalnya, perusahaan ingin memberikan kalender sebagai ucapan terima kasih kepada pelanggan. Berarti pelanggan menjadi kelompok utama yang perlu dihitung.
Jika kalender digunakan untuk kebutuhan kantor, Anda perlu melihat jumlah karyawan, meja kerja, ruang rapat, ruang pelayanan dan cabang.
Jika kalender digunakan sebagai hadiah akhir tahun, penerimanya mungkin pelanggan penting, mitra usaha atau pimpinan perusahaan lain.
Tujuan yang berbeda bisa menghasilkan jumlah yang berbeda. Karena itu, jangan memilih jumlah cetak sebelum mengetahui tujuan pembagiannya.
Langkah 2: Buat Daftar Semua Calon Penerima
Tidak perlu menggunakan cara yang rumit. Anda bisa membuka lembar kerja sederhana dan mulai membuat kelompok penerima.
| Kelompok | Contoh |
|---|---|
| Pelanggan | Pelanggan aktif dan pelanggan penting. |
| Karyawan | Karyawan yang memang membutuhkan kalender di tempat kerja. |
| Dealer / Mitra | Dealer aktif, distributor dan mitra usaha. |
| Cabang | Kantor cabang, lokasi kerja atau kantor pelayanan. |
| Pimpinan | Direksi atau pimpinan yang membutuhkan kalender untuk relasi. |
Langkah 3: Pilih Orang yang Benar-Benar Perlu Mendapat Kalender
Setelah daftar dibuat, jangan langsung menjumlahkan semuanya.
Misalnya perusahaan memiliki 1.000 pelanggan di dalam data. Belum tentu semuanya masih aktif atau perlu mendapatkan kalender.
Anda bisa memilih berdasarkan kondisi yang mudah dipahami, misalnya:
- pelanggan masih aktif;
- pelanggan penting bagi perusahaan;
- dealer masih bekerja sama;
- karyawan memang menggunakan kalender di meja kerja;
- cabang memang membutuhkan kalender;
- mitra tersebut masih memiliki hubungan bisnis dengan perusahaan.
Dengan cara ini, jumlah kalender mempunyai alasan yang lebih jelas.
Langkah 4: Tentukan Jumlah Kalender untuk Setiap Penerima
Setelah mengetahui siapa yang menerima, tentukan berapa kalender yang dibutuhkan.
Untuk seorang karyawan mungkin cukup satu kalender meja. Untuk sebuah cabang, satu kalender belum tentu cukup karena ada beberapa ruang atau bagian.
Contohnya:
| Penerima | Jumlah Penerima | Kalender per Penerima | Total |
|---|---|---|---|
| Pelanggan | 100 | 1 | 100 |
| Dealer | 75 | 1 | 75 |
Rumus sederhananya:
Jumlah penerima × kalender untuk setiap penerima = jumlah kebutuhan
Langkah 5: Hitung Kebutuhan Kantor Pusat dan Cabang
Jika perusahaan mempunyai beberapa kantor, buat perhitungan untuk setiap lokasi.
Misalnya:
- kantor pusat membutuhkan kalender untuk meja kerja dan ruang rapat;
- cabang A membutuhkan 10 kalender;
- cabang B membutuhkan 8 kalender;
- cabang C membutuhkan 12 kalender.
Jangan hanya mencatat jumlahnya. Catat juga nama penanggung jawab dan alamat tujuan.
Ini akan sangat membantu ketika kalender sudah selesai dan harus dibagi atau dikirim.
Langkah 6: Siapkan Kalender Cadangan dengan Alasan yang Jelas
Apakah perlu mencetak kalender cadangan? Bisa saja perlu.
Tetapi jangan langsung menambahkan jumlah tertentu hanya karena merasa “lebih aman”.
Tentukan dulu kegunaannya.
Contohnya, kalender cadangan dapat disiapkan untuk:
- mengganti kalender yang rusak;
- calon pelanggan penting yang sudah masuk daftar;
- kebutuhan pimpinan;
- kunjungan bagian penjualan;
- kegiatan perusahaan yang sudah direncanakan.
Tidak ada satu angka cadangan yang otomatis cocok untuk semua perusahaan. Jumlahnya sebaiknya mengikuti kebutuhan perusahaan Anda sendiri.
Langkah 7: Jumlahkan Semua Kebutuhan
Setelah semua data tersedia, perhitungannya menjadi jauh lebih mudah.
Jumlah kalender yang akan dipesan =
Kalender untuk penerima + kalender untuk cabang + kalender cadangan yang memang diperlukan − penerima yang tercatat dua kali
Hasil inilah yang sebaiknya digunakan ketika meminta penawaran kepada percetakan.
Contoh Sederhana Menghitung Kalender Perusahaan
Agar lebih mudah dipahami, berikut contoh perusahaan rekaan. Angka ini hanya untuk menunjukkan cara menghitung dan bukan patokan jumlah yang harus Anda ikuti.
Sebuah perusahaan ingin memberikan kalender kepada pelanggan utama, dealer, sebagian karyawan dan kantor cabang.
| Penerima | Perhitungan | Jumlah |
|---|---|---|
| Pelanggan utama | 100 × 1 | 100 |
| Dealer | 75 × 1 | 75 |
| 10 cabang | 10 × 10 | 100 |
| Karyawan tertentu | 100 × 1 | 100 |
| Jumlah kebutuhan utama | 375 | |
| Tambahan untuk kebutuhan yang sudah ditentukan | 25 | |
| Jumlah yang akan diminta dalam penawaran | 400 kalender | |
Perusahaan Anda tidak harus mencetak 400 kalender. Contoh tersebut hanya menunjukkan bahwa angka 400 muncul dari perhitungan, bukan dari tebakan.
Belum Tahu Memilih Kalender Meja atau Kalender Dinding?
Jika Anda baru pertama kali memesan kalender, tidak perlu khawatir jika belum memahami perbedaan bahan, ukuran atau proses cetaknya.
Mulailah dari tempat kalender akan digunakan.
| Kebutuhan | Pilihan yang Bisa Dipertimbangkan |
|---|---|
| Diletakkan di meja kerja | Kalender meja |
| Digunakan bersama dalam satu ruangan | Kalender dinding |
| Diberikan kepada pelanggan | Kalender meja atau kalender dinding sesuai kebutuhan penerima |
| Dijadikan hadiah perusahaan | Kalender dapat digabungkan dengan produk hadiah perusahaan |
Anda dapat melihat pilihan cetak kalender meja dan kalender dinding sebagai referensi awal.
Untuk kebutuhan kalender meja perusahaan, lihat juga kalender meja custom 2027 .
Spesifikasi yang Perlu Ditanyakan Saat Memesan Kalender
Kata “spesifikasi” sering terdengar rumit. Sebenarnya artinya sederhana: rincian kalender yang ingin dibuat.
Saat berbicara dengan penyedia jasa cetak, beberapa hal yang perlu dibicarakan antara lain:
- jenis kalender: kalender meja atau kalender dinding;
- ukuran: besar kecilnya kalender;
- jumlah halaman: menyesuaikan isi kalender;
- bahan: jenis kertas atau bahan yang akan digunakan;
- desain: apakah desain sudah tersedia atau masih perlu disiapkan;
- hasil akhir: bentuk dan tampilan kalender setelah selesai;
- kemasan: jika kalender perlu dibungkus satu per satu;
- pengiriman: satu alamat atau beberapa cabang.
Jika Anda belum memahami pilihan bahan atau ukuran, sampaikan saja tujuan penggunaan, jumlah, anggaran dan tanggal kalender harus diterima. Penyedia jasa cetak kemudian dapat membantu memberikan pilihan yang sesuai.
Jangan Memilih Penyedia Jasa Cetak Hanya dari Harga Termurah
Harga tentu penting, terutama bagi bagian pembelian. Tetapi harga sebaiknya dibandingkan bersama rincian pekerjaan.
Misalnya penyedia A dan penyedia B sama-sama menawarkan 500 kalender. Sebelum membandingkan harga, pastikan Anda mengetahui apakah ukuran, bahan, jumlah halaman, hasil akhir, kemasan dan pengirimannya sama.
Gunakan pemeriksaan sederhana berikut:
| Yang Diperiksa | Pertanyaan Sederhana |
|---|---|
| Rincian produk | Apakah jenis, ukuran, bahan dan jumlah halaman dijelaskan? |
| Harga | Apakah jelas apa saja yang sudah termasuk dalam harga? |
| Contoh sebelum cetak | Apakah desain atau contoh dapat diperiksa sebelum produksi? |
| Waktu pengerjaan | Apakah jadwal pengerjaan dan target selesai sudah dibicarakan? |
| Pengiriman | Apakah bisa membantu kebutuhan satu atau beberapa alamat? |
| Komunikasi | Apakah ada orang yang dapat dihubungi selama pesanan berlangsung? |
Untuk perusahaan yang mencari referensi berdasarkan wilayah, Digibook juga menyediakan panduan vendor cetak kalender 2027 di Jakarta dan jasa cetak kalender 2027 di Semarang .
Cara Memesan Kalender Perusahaan di Digibook
Jika ini pertama kalinya Anda mengurus kalender perusahaan, prosesnya dapat dimulai dari informasi yang sederhana.
- Hitung perkiraan jumlah kalender.
Gunakan daftar pelanggan, karyawan, cabang dan penerima lainnya. - Tentukan jenis kalender.
Pilih kalender meja atau kalender dinding. Jika belum tahu, sampaikan tempat dan tujuan penggunaannya. - Sampaikan kebutuhan desain.
Beritahu apakah desain sudah siap atau masih perlu dibantu. - Sampaikan tanggal barang harus diterima.
Tanggal ini penting agar pengerjaan dapat direncanakan. - Sampaikan alamat pengiriman.
Terutama jika kalender perlu dikirim ke beberapa cabang atau kota. - Minta penawaran.
Tim Digibook dapat membantu menyusun pilihan berdasarkan kebutuhan yang Anda sampaikan.
Kalender Bisa Menjadi Bagian dari Hadiah Perusahaan
Jika kalender akan diberikan kepada pelanggan atau mitra penting, Anda juga dapat mempertimbangkan membuatnya sebagai satu paket hadiah.
Kalender dapat dipadukan dengan buku catatan, tumbler, kartu ucapan atau produk lain yang sesuai dengan penerima.
Referensinya dapat dilihat pada hampers dan hadiah perusahaan custom .
Untuk kebutuhan akhir tahun, tersedia juga referensi hampers Natal perusahaan .
Anda Tidak Harus Menjadi Ahli Percetakan untuk Memesan Kalender
Salah satu kekhawatiran pembeli yang baru pertama kali mengurus percetakan adalah merasa harus mengetahui semua istilah teknis sebelum menghubungi penyedia jasa. Menurut saya, tidak perlu. Mulailah dari informasi yang memang Anda ketahui: kalender akan diberikan kepada siapa, berapa jumlahnya, untuk keperluan apa, kapan harus diterima dan dikirim ke mana. Setelah itu, pilihan ukuran, bahan dan bentuk kalender dapat dibicarakan bersama. Tujuannya bukan membuat Anda hafal istilah percetakan. Tujuannya adalah membantu perusahaan mendapatkan kalender yang sesuai kebutuhan tanpa membeli terlalu banyak atau justru kekurangan.
Pertanyaan yang Sering Ditanyakan Sebelum Cetak Kalender Perusahaan
Apakah jumlah kalender harus sama dengan jumlah karyawan?
Tidak selalu. Jumlah kalender sebaiknya mengikuti tujuan pembagian. Penerimanya bisa berupa karyawan, pelanggan, dealer, mitra, cabang atau gabungan beberapa kelompok.
Apakah perlu menyiapkan kalender cadangan?
Boleh, selama ada alasan yang jelas. Misalnya untuk mengganti barang rusak, kebutuhan pimpinan atau calon pelanggan yang memang sudah direncanakan.
Kalender meja cocok untuk siapa?
Kalender meja dapat dipertimbangkan untuk orang yang bekerja di meja, pelanggan, mitra usaha atau penerima hadiah perusahaan. Pilihan akhirnya tetap perlu disesuaikan dengan tujuan penggunaan.
Kapan kalender dinding lebih sesuai?
Kalender dinding dapat dipertimbangkan untuk ruangan yang digunakan bersama, kantor cabang, ruang pelayanan, gudang atau area kerja tertentu.
Apakah saya harus sudah tahu bahan kalender sebelum meminta harga?
Tidak. Jika belum tahu, sampaikan jumlah, tujuan penggunaan, anggaran jika sudah tersedia, serta tanggal barang harus diterima. Pilihan bahan dapat dibicarakan setelah kebutuhan dasarnya jelas.
Apakah bisa meminta penawaran jika jumlahnya belum pasti?
Bisa. Sampaikan perkiraan jumlah atau rentang kebutuhan. Semakin jelas penerima, jenis kalender, waktu dan tujuan pengiriman, semakin mudah kebutuhan Anda dipelajari.
Sudah Punya Perkiraan Jumlah Kalender 2027?
Tidak masalah jika Anda belum memahami bahan, ukuran atau istilah percetakan. Siapkan saja perkiraan jumlah, siapa penerimanya, jenis kalender yang diinginkan, tanggal barang harus diterima dan kota tujuan.
Digibook dapat membantu Anda membicarakan pilihan produk dan kebutuhan cetak berdasarkan informasi tersebut.
Kenali Digibook Lebih Dekat
Lihat contoh produk dan kegiatan Digibook melalui Instagram Digibook Promotion .
Informasi lokasi dan profil usaha juga dapat dilihat melalui Google Business Digibook .
